לקוחות הם הבסיס לתהליך הגבייה שלך. כברירת מחדל, כל לקוח הוא מסוג פרטי. לקוחות יכולים להיות מסוגים שונים, כגון עסקי, VIP, או ממשלתי. ניתן להוסיף סוגי לקוחות בדף ההגדרות.

חשבוניות מכילות סכומים (מאוחסנים באגורות לדיוק), תאריכים ומצבים. המערכת עוקבת אוטומטית אחר ימי איחור ומקצה את תהליך העבודה המתאים בהתבסס על הקריטריונים שלך. אתה יכול לסמן חשבוניות כשולמו, לדחות התראות או לשלוח תזכורות ידניות.

חשבוניות יכולות להיות במצב ממתין, באיחור או שולם. תגיות בצבעים שונים מאפשרות לזהות במהירות חשבוניות הדורשות תשומת לב. ניתן להשתמש במסננים כדי להציג חשבוניות לפי סטטוס, תהליך עבודה או טווח תאריכים.

OmniFlow Collect מציע שלושה תהליכי עבודה מוגדרים מראש: קל (0–30 ימים, ידידותי), בינוני (31–60 ימים, דחוף) ואגרסיבי (61+ ימים, התראה סופית). כל תהליך עבודה מתאים לרמות שונות של חומרה ומשתמש בטון ובתדירות שונים.

לאחר ההגדרה, תהליכי העבודה פועלים אוטומטית. המערכת בודקת מידי יום את כל החשבוניות הלא ששולמו, משווה אותן לקריטריוני תהליך העבודה ושולחת תקשורת דרך הערוצים שנבחרו. זה מבטיח מעקב עקבי ללא מאמץ ידני.

כל תהליך עבודה מגיע עם תבניות הודעות מוגדרות מראש לאימייל, SMS, וואטסאפ ושיחות קוליות. תבניות משתמשות במשתנים כמו {customerName} ו-{amount} להתאמה אישית. אתה יכול לראות תצוגה מקדימה ולהעתיק תבניות בדף תהליכי העבודה.

ניתן להתאים כל תהליך עבודה באמצעות הגדרת טווחי ימים באיחור, סכומי סף, תדירות (מספר הימים בין תזכורות) וערוצי תקשורת. לדוגמה, תהליך קל עשוי לשלוח הודעות אימייל כל 3 ימים עבור חשבוניות באיחור של 0–30 ימים.

נהל סוגי לקוחות שונים עם תיאורים שונים. פרטי הוא סוג הלקוח ברירת המחדל ולא ניתן למחיקה. סוגים אחרים כגון עסקי, VIP וממשלתי הם דוגמאות שניתן להתאים אישית או להסיר. אתה יכול להוסיף סוגים מותאמים אישית לצרכים ספציפיים.

הגדר את שפתך (עברית/אנגלית), אזור זמן והעדפות התראות. התראות כוללות אימייל, SMS, דוחות שבועיים ודוחות חודשיים כדי לשמור אותך מעודכן באופן שאתה מעדיף.

הכרטיסים העליונים מציגים סכום כולל לתשלום (סכום כל החשבוניות הלא שולמו), מספר חשבוניות באיחור, לקוחות פעילים (לקוחות עם חשבוניות לא שולמו) ושיעור גבייה (אחוז חשבוניות ששולמו).

תרשים התיישנות החוב מציג חשבוניות לפי קבוצות גיל (0-30, 31-60, 61-90, 90+ ימים). תרשים חלוקת תהליכי העבודה מראה כמה חשבוניות בכל תהליך עבודה. תרשים מגמות הגבייה עוקב אחר ביצועי הגבייה לאורך 30 הימים האחרונים.

כרטיס הפעילות האחרונה מסכם את ההודעות שנשלחו ב-30 הימים האחרונים (סה"כ, נשלחו, נכשלו, דולגו) ומציג את החדשות ביותר. לחיצה על "הצג את כל הפעילות" (או על "פעילות" בתפריט העליון) פותחת את דוח הפעילות המלא: חיפוש לפי שם לקוח, טלפון או אימייל, סינון לפי ערוץ, סטטוס ותקופה (היום, 7, 30 או 90 הימים האחרונים), דפדוף בין עמודים וייצוא דוח אקסל. כל רשומה מציגה ערוץ, לקוח, שלב בתהליך, נמען, זמן ומצב (נשלח/נכשל/דולג/בשליחה/ממתין).

השתמש בשורת החיפוש בדף החובות כדי לחפש במהירות לפי שם לקוח או מספר חשבונית. החיפוש עובד על כל החשבוניות.

השתמש בתפריטים הנפתחים לסנן חשבוניות לפי מצב (ממתין/באיחור/שולם) או סוג תהליך עבודה (קל/בינוני/אגרסיבי). אתה יכול לשלב מספר מסננים יחד.

לחץ על כל כותרת עמודה כדי למיין לפי אותה עמודה. סמלי חצים מציינים כיוון מיון. אתה יכול למיין לפי שם לקוח, סכום, תאריכים, ימי איחור ועוד.