מדריך תהליכי עבודה
למד כיצד ליצור ולנהל תהליכי עבודה אוטומטיים לגביית חובות
כיצד תהליכי עבודה פועלים
תהליכי עבודה הם לב האוטומציה של OmniFlow Collect. הם מגדירים כיצד ומתי המערכת מתקשרת עם לקוחות לגבי חשבוניות לא שולמו. הנה כיצד הם פועלים:
- 1.המערכת בודקת מדי יום את כל החשבוניות הלא שולמו
- 2.כל חשבונית מותאמת לקריטריוני תהליך העבודה (ימי איחור, סכום, סוג לקוח)
- 3.אם חשבונית עומדת בקריטריונים והתדירות חלפה, תקשורת נשלחת אוטומטית
- 4.התקשורת נרשמת והסטטוס מעודכן בזמן אמת
סוגי תהליכי עבודה
תהליך קל
גישה ידידותית ועדינה לחשבוניות שזה עתה חרגו מתאריך הפירעון
מתי להשתמש
השתמש בתהליך זה עבור חשבוניות באיחור של 0-30 ימים שבהן תרצה לשמור על יחסי לקוח חיוביים
תכונות
- •כל 3 ימים תדירות (ניתן להתאמה)
- •רק ערוץ אימייל (פחות פולשני)
- •טון ידידותי ומקצועי בהודעות
תהליך בינוני
גישה דחופה יותר לחשבוניות שהם מעבר לאיחור מתון
מתי להשתמש
השתמש בתהליך זה עבור חשבוניות באיחור של 31-60 ימים הדורשות תשומת לב מיידית
תכונות
- •כל יומיים תדירות (ניתן להתאמה)
- •ערוצים מרובים: אימייל + SMS
- •טון דחוף בהודעות
תהליך אגרסיבי
התראה סופית לחשבוניות שעברו את תקופת האיחור הקריטית
מתי להשתמש
השתמש בתהליך זה עבור חשבוניות באיחור של 61+ ימים הדורשות פעולה מיידית
תכונות
- •תדירות יומית (ניתן להתאמה)
- •כל הערוצים: אימייל, SMS, וואטסאפ, שיחה קולית
- •טון התראה סופית עם אזהרות משפטיות
תהליך מותאם אישית
צור תהליכי עבודה מותאמים אישית עם קריטריונים וכללים ייחודיים
מתי להשתמש
צור תהליך מותאם אישית כאשר התהליכים המוגדרים מראש לא עונים על צרכיך הספציפיים
תכונות
- •קריטריונים מותאמים אישית במלואם
- •בחירת ערוץ גמישה
- •כללי מיקוד (סוגי לקוחות, טווחי סכום, ועוד)
ערוצי תקשורת
אימייל
תקשורת מקצועית עם תבניות מפורטות וקישורים
הטוב ביותר עבור
תקשורת פורמלית, קבלות, ומסמכים מפורטים
SMS
הודעות טקסט קצרות ישירות למכשירי נייד
הטוב ביותר עבור
תזכורות דחופות ועדכונים רגישי זמן
וואטסאפ
הודעות דרך אפליקציית ההודעות הפופולרית
הטוב ביותר עבור
לקוחות שמעדיפים וואטסאפ על פני SMS או אימייל
שיחה קולית
שיחות טלפון אוטומטיות עם הודעות מוקלטות
הטוב ביותר עבור
מקרים חמורים הדורשים תשומת לב מיידית
הגדרת קריטריונים
התאמת קריטריוני תהליך עבודה
כל תהליך עבודה יכול להיות מותאם אישית עם הקריטריונים הבאים:
ימי איחור (טווח)
הגדר מינימום ומקסימום ימי איחור. תהליכי עבודה יחולו רק על חשבוניות בתוך טווח זה.
סכום סף
הגדר סכומי מינימום ומקסימום. תהליכי עבודה יחולו רק על חשבוניות בתוך טווח זה.
תדירות (ימים)
כמה ימים לחכות בין תזכורות. למשל, תדירות של 3 אומרת שתזכורות יישלחו כל 3 ימים.
ערוצי תקשורת
בחר איזה ערוצים להשתמש בהם לתהליך עבודה זה. אתה יכול לבחור מספר ערוצים.
תבניות הודעות
התאמת תבניות הודעות
כל תהליך עבודה משתמש בתבניות הודעות עם משתנים שמתמלאים אוטומטית על בסיס נתוני החשבונית והלקוח.
משתנים זמינים:
customerNameinvoiceNumberamountdaysOverdueissueDatedueDateשיטות מומלצות
התחל קל, הסלים בהדרגה
תמיד התחל עם תהליך קל. תן ללקוחות הזדמנות לענות לפני מעבר לתהליכי עבודה אגרסיביים יותר. זה שומר על מערכות יחסים ומגדיל את סיכויי התשלום.
התאם אישית תבניות
השתמש בכל המשתנים הזמינים כדי להפוך הודעות לאישיות ורלוונטיות. פנה ללקוחות בשמם וכלול פרטי חשבונית ספציפיים.
עקוב אחר ביצועים
בדוק באופן קבוע את לוח הבקרה שלך כדי לעקוב אחר שיעורי גבייה, מגמות והצלחת תהליך עבודה. התאם את הקריטריונים שלך על סמך הנתונים.
כבד העדפות לקוח
אם לקוח מבקש זמן נוסף או ערוץ תקשורת ספציפי, השתמש בפעולת 'דחיית התראות' או התאם את הגדרות תהליך העבודה בהתאם.
שיקולי תאימות
בעת גביית חובות, חשוב לעמוד בחוקים ותקנות מקומיים:
- •כבד זמני 'אי התקשרות' (בדרך כלל לא בין 21:00 ל-08:00)
- •אפשר ללקוחות לבטל מנוי מערוצי תקשורת מסוימים
- •שמור תיעוד מדויק של כל ניסיונות הגבייה
- •אל תעשה טענות שווא או איומים